利用案内 利用申し込みについて

ご利用の流れ

2.受付開始日～施設使用の申込み～

（1）申込み

窓口にて施設使用許可申請書をご提出ください。仮押さえは受け付けていませんので、事前に施設の空き状況をご確認の上、ご来館ください。
※ご来館いただいた方が優先となりますので、あらかじめご了承ください。

文化ホール

窓口でのみ受け付けます。

その他諸室

• 新規でご利用いただく方のお申込みは原則窓口申請となります。
• 使用実績（使用者登録済み）がある方は電話での事前申込みが可能です。
  ただし、この場合は一週間以内に来館し、施設使用許可申請書を提出していただきます。
  期限までに提出が無い場合は、予告なくお申込みを取り消させていただく場合があります。

（2）受付開始日［受付期間］

文化ホール（楽屋を含む）

使用日の12カ月前の月の1日～使用日の14日前まで
例：本番が15日（日）の場合、1日（日）まで

その他諸室（楽屋・和室・スタジオ・会議室（大・小）・その他の共用スペース）

使用日の3カ月前の月の1日～使用日前日まで
※文化ホールと併用して使用する場合は、文化ホールと同時に申込が可能。

（3）使用調整会議

• より多くの人が公平に施設を使用できるよう、受付開始日に使用調整会議を開催します。
• 使用調整会議に参加された方から優先で申込みを受け付けます。
• 使用調整会議終了後は、随時先着順に申込みを受け付けます。

受付開始日

毎月1日（1月は5日）
※休館日の場合、翌開館日

使用調整会議スケジュール

・文化ホール
  9:00～ 申込受付開始
  9:30～ 受付締切（締切以降は参加不可）
・その他諸室
  10:30～ 申込受付開始
  11:00～ 受付締切（締切以降は参加不可）

• 施設使用希望に重複が生じた場合は話し合い、または整理券番号での抽選を行って決定します。
• 文化ホールの場合、同一団体・同一目的で複数の申込みはできません。
• 月をまたいで翌月まで連続で利用される場合、翌月分もまとめて申請いただけます。

（4）使用時間区分

文化ホール・楽屋（大・中・小）

・午前 9:00〜12:00
・午後 13:00〜17:00
・夜間 18:00〜21:00

その他諸室・共有スペース

・1時間単位

• 使用時間には、会場の準備、お客様の入退場、後片付け等、すべての時間を含みます。
  時間の配分には十分留意して催し物の計画を立ててください。
• 文化ホールのご利用にあたっては、通常レイアウト（801席／立見席除く）を標準形としますので、標準形以外へのレイアウト変更にかかる時間も使用時間に含めてください。
• 文化ホールでの練習使用
  ・舞台技術を必要とする使用の場合、施設使用料は正規料金を徴収します。
  ・複数の使用時間区分を使用する場合、準備でホールを使用する区分は準備使用料で請求しますが、準備の区分でも本番同様に客席に関係者以外の人を入れてリハーサル等を行う場合は、その使用区分を正規料金で請求します。

（5）施設連続使用日数

連続して使用できる日数は下記のとおりです

• 文化ホール（楽屋を含む）：5日間
• その他諸室等：3日間
• その他の共用スペース（展示壁をのぞく）：3日間
• 展示壁：14日前

• 原則として、連続使用日数を超える使用はできません。
• 規定以上の日数を要する場合、教育長の承認が必要となりますので、申込前に係員へご相談ください。

（6）使用申込み時の注意事項

• 使用申込みの内容に、条例・施行規則等への抵触、破損及び汚損の可能性、他施設への影響（騒音等）が考えられる場合は、利用施設及び利用時間の調整・変更を行うことがあります。
• 使用時間には準備や片付けの時間も含みます。ゆとりを持った時間設定で申込みをお願いします。
• 文化ホールのピアノ調律は、原則として当ホールが申請者から依頼を受け指定業者に調律の手配を行います。（調律料金は申請者負担となります。）

3.受付後〜施設使用許可書の発行～

（1）施設使用許可書・請求書の発行

申請が受理されましたら、施設使用許可書と請求書を発行します。

（2）許可内容の変更

• 他の予約に影響が生じない範囲に限り、変更が可能です。
• 許可を受けた施設使用内容について、以下の事項に変更が生じた際は、所定の手続きを経て変更をお申し出ください。

変更申請が必要な事項

① 使用目的の変更
② 施設の追加使用申込み
③ 入場料の変更 など（加算率に変更がある場合）

施設使用内容の変更手続き

使用許可事項等変更申請書・施設使用許可書の提出
→施設使用許可書の再発行

• 施設使用料が減額となる変更の場合は、納入済みの施設使用料は原則として返還されません。
  ただし、還付区分に該当する場合は、使用料の全部または一部の返還を要請できます。
• 上記の変更に伴う施設使用料の追加は、変更手続き時に差額分をお支払いください。

4.使用料納入〜施設使用料の納入［予約確定］〜

• 請求書に記載の支払期限までに、銀行振り込み、または窓口にて現金でのお支払いをお願いします。
• 支払期限までに納入がない場合、使用許可が取消しとなることがありますのでご注意ください。
• 使用料の納入確認後、予約確定となります。

支払期限（請求書に記載）

許可を受けた日から14日以内。ただし、使用日まで14日未満の場合は、使用日の前日まで。

5.打合せ〜施設使用の打合せ〜

施設文化ホールを使用する際は、使用日の1カ月前を目途に係員との使用打合せを行います。
また、各諸室においても使用形態に応じて、事前に備品等の確認をさせていただきます。

施設使用打合せの内容

• 使用当日のスケジュール
• 使用する舞台備品の確認（音響・照明など）
• 届け出が必要な事項の確認

打合せに必要なもの

• 催事の内容がわかる書類（企画書・チラシ・プログラムなど）
• 使用当日のスケジュール（日程表）・本番のタイムテーブル（進行表）
• スタッフ体制・使用備品リスト・舞台レイアウト・舞台図面

備考

• 事前に打合せ日時の調整を行いますので、係員よりご連絡いたします。
• 打合せ時の未定事項、打合せ後の変更事項はお早めにご連絡ください。
• 使用施設の下見を希望される場合はあらかじめご連絡をお願いします。
• 当ホールに常駐する舞台技術職員は、施設内の設備・備品の保守管理を基本業務とします。
• ステージ演出のためのオペレート技術者（舞台・音響・照明・映像）が必要な場合は、催事主催者が舞台技術オペレーターの手配を行ってください。
• オペレート技術者の手配は、当施設で催事主催者から依頼を受け舞台スタッフ業者を紹介することも可能です。事前に係員へお問い合わせください。
• 事前の打ち合わせで常駐する舞台技術職員が可能と判断すれば、対応可能な範囲でオペレート業務を行います。常駐の舞台技術職員にご相談ください。

6.使用当日〜施設使用／付属設備使用料・その他精算〜

（1）使用開始時

• 入館時は、窓口に「施設使用許可書」を提出してください。
• 「施設使用許可書」と引き換えに使用施設の鍵をお渡しします。お渡しした鍵は、使用者で責任をもって保管していただきますようお願いします。

（2）使用終了時

• 使用終了時には会場を使用前の状態へ現状復帰をお願いします。
• 使用時間内に後片付けを済ませ、窓口に使用終了の連絡をしてください。係員が室内の確認を行います。文化ホールは舞台技術員がホール内の確認を行います。
• 係員確認後、使用した施設を施錠して、鍵を窓口にお戻しください。鍵と引き換えで「施設使用許可書」をお返しいたします。
• 使用時間を過ぎても鍵の返却がない場合は、確認のため係員が伺います。
• 使用当日に延長・追加使用した施設や、付属備品の使用が生じた場合は、退館時に精算いただきます。
• 文化ホールの使用が夜間区分まである場合は、事務処理の都合上、21時15分までの精算をお願いします。

（3）使用者人数の確認

• 使用人数の統計を出すため、当日の施設使用人数及び入場者数の確認をさせていただきます。
• 連続した日数を使用する場合は、使用最終日に「使用人数・来場者カウント表」を提出してください。

丹鶴ホール展示壁（2階）のご使用について

ご使用の流れ

①施設空き状況の確認
②使用申込（使用月の3カ月前から受付）
③許可書発行
④設営・開催・撤収

ご使用可能な貸出物品

①ピクチャーレール用ワイヤーフック（140本）
②受付用の机（1台）・椅子（2脚）

ご使用にかかる留意事項

• 展示にかかる作業等はすべて主催者で行ってください。ご使用後は原状復帰をお願いします。
• 販売等が伴う場合はご使用できません。
• 貸出スペースは展示壁のみです。廊下は共用部のため、机を設置しての展示等はできません。
• 展示期間は最大14日間です。
• 展示時間は9時～17時の間でご調整ください。また、準備・撤収は９時から18時の間でお願いします。
• 文化ホール公演で2階客席を使用する場合、展示スペースは文化ホールのお客様専用の動線となりますので、ご了承の上ご使用ください。
  ※パネルで動線を区切るため、文化ホールのお客様以外入ることができません。
• 貸出範囲は共有スペースとなります。展示品の管理等は主催者で行っていただき、展示品の盗難、破損事故などについても丹鶴ホールでは一切の責任を負いません。
• その他、施設使用許可の制限等については、新宮市文化複合施設「丹鶴ホール」使用マニュアルをご確認ください。